Nous avons parlé à beaucoup de plombiers au fil des ans, et une chose qu’ils ont tous en commun, quel que soit l’âge de l’entreprise, sa taille ou sa spécialité, ce sont les maux de tête liés à la facturation.
Les factures sont vos amies , sans elles vous ne pourriez pas être payé. Pourtant, sans un processus solide de facturation de la plomberie, des incohérences peuvent (et vont) se glisser, la communication s’interrompt, la paperasse se perd… ce ne sont que quelques-uns des problèmes courants avec lesquels les propriétaires de petites entreprises de plomberie se débattent régulièrement.
Une bonne solution logicielle pour les entreprises de plomberie, pour les devis, la facturation et le recouvrement des paiements peut beaucoup aider, mais il est également important que vous maîtrisez quelques petites choses à faire pour chaque étape du processus de facturation, afin d’éviter des maux de tête comptables plus tard.
Avec cela à l’esprit, voici 5 erreurs de facturation que font les plombiers, et comment les réparer.
Une facture doit ressembler et se comporter comme la suivante. Tout, de la façon dont les informations sont formatées, aux protocoles de dénomination des postes, à l’inclusion des conditions de paiement et des dates d’échéance, à votre processus de numérotation des factures, doit être identique d’un travail à l’autre.
Cela peut sembler être une petite chose, mais une approche cohérente de la façon dont vos factures sont préparées et livrées contribue grandement à créer de la clarté pour les clients, et à vous assurer que vous êtes payé comme vous l’attendez.
C’est une chose de fournir un devis gagnant pour des services. C’en est une autre de fournir des services même ceux dont on ne s’attendait pas forcément à ce qu’ils soient nécessaires et de délivrer une facture conforme au devis initial.
Commencez par éduquer vos clients sur les choses que vous ne pouvez pas prévoir (par exemple, découvrir que pour remplacer une toilette, vous devez également remplacer 30 pieds de tuyau rouillé). Vous devez également vous assurer de communiquer régulièrement avec votre client au fur et à mesure de l’avancement du travail afin qu’il n’y ait pas de surprises en matière de dépenses supplémentaires.
Il est très important que votre devis et votre facture se ressemblent en termes de postes de ligne, de formatage, etc. pour faciliter la compréhension de votre client.
Peut-être avez-vous un partenaire commercial ou un administrateur de bureau qui s’occupe de l’ordonnancement, des recouvrements et d’autres tâches pour votre entreprise de plomberie. Si c’est le cas, savent-ils que votre système de facturation est structuré ? Peut-il accéder facilement aux informations sur les clients ? Sont-ils autorisés et habilités à apporter des corrections ou des ajouts aux factures ?
Prenez le temps d’éduquer votre personnel de soutien sur la façon dont votre processus de facturation fonctionne, et demandez à votre comptable tiers de vous aider à lier le tout à votre progiciel de comptabilité plus large et vous serez prêt pour le succès de la facturation.
« Comment déterminez-vous les conditions de paiement de votre facture ? De nombreux entrepreneurs choisissent simplement une approche unique, en optant pour quelque chose comme des conditions net 30 et en acceptant deux ou trois types principaux de paiements. Cependant, plus vous êtes flexible, mieux c’est. Les différents termes présentent des avantages différents et doivent être utilisés dans des situations différentes. De plus, vous devrez divulguer tous vos termes et conditions de paiement dès le départ».
Prenez le temps de penser à vos clients et à la façon dont vous pouvez leur faciliter la tâche pour vous payer. Pour en savoir plus sur ce sujet, découvrez comment il propose à ses clients plusieurs options de paiement pour améliorer le service client.
Un simple appel de suivi ou un email (qui peut être automatisé) va loin. Le suivi vous donne l’occasion de répondre à toutes les questions du client, d’évaluer son niveau de satisfaction, de réserver des travaux supplémentaires et de construire votre réseau de référence. Et s’il y a un problème qui pourrait bloquer le paiement, vous le découvrirez et aurez l’occasion de régler le problème.
La meilleure pratique consiste à envoyer un suivi dans un délai d’un jour ou deux après la facturation et à redoubler d’efforts avec un rappel de paiement lorsque la date d’échéance est proche. Une communication honnête et ouverte est l’outil le plus fort dans votre boîte.
Si vous voulez être compétitif sur le marché concurrentiel d’aujourd’hui, vous devez faire plus que simplement réparer les problèmes de plomberie que vos clients rencontrent. Vous devez fournir un service à la clientèle de premier ordre qui répond aux attentes de vos clients.
Il s’agit d’un service de qualité.
En apparence, une facture sert à percevoir le paiement de vos clients. Mais si vous pouvez éviter les erreurs courantes que de nombreuses entreprises de plomberie font lors de la facturation et construire un excellent processus de facturation, votre entreprise se démarquera de la concurrence.
Un bon processus de facturation permettra à votre entreprise de plomberie d’être payée plus rapidement pour votre travail acharné et contribuera à bâtir la grande réputation de votre entreprise.
